De Beste Boeken Over Productiviteit

Productiviteit is een onderwerp wat eigenlijk je hele leven beslaat. Alles wat je doet heeft invloed over met hoeveel gemak je dingen gedaan krijgt. Alles wat je kan verzinnen beïnvloed je productiviteit. Denk bijvoorbeeld aan eten, plannen, slapen etc.

Geen wonder dat er zoveel boeken over geschreven zijn!

In deze blog leg ik je uit welke boeken goed zijn om in te beginnen. Ook kom je te weten welke concepten en praktisch actiepunt ik uit elk boek heb gehaald. Iets weten is leuk maar dat maakt niet zoveel uit, tenzij je iets met die kennis doet. Dan heb je er namelijk ook echt wat aan en het verbetert je leven!

Naarmate je meer boeken gaat lezen over productiviteit zul je zien dat heel veel boeken eigenlijk hetzelfde onderwerp aansnijden, maar net op een andere manier. Dit komt omdat de basisprincipes, de principes van de menselijke psychologie vaak hetzelfde zijn. Het verschil zit hem in de hoe het wordt uitgelegd. De kaart is niet hetzelfde als het terrein. Een voorbeeld hiervan is dat je je energielevels bijvoorbeeld in verschillende manieren kan uitdrukken. Als je moe bent heb je weinig energie, maar je kan het ook uitleggen als dat je ‘chi’ niet goed circuleerd.

Een ander voorbeeld is bijvoorbeeld het principe van  actie-reactie, dit wordt door sommige ook wel Karma genoemd.

Laat je dus niet afschrikken door de manier waarop iets verteld wordt, maar probeer de boodschap in deze boeken erachter te vinden vinden.

Kijk of je iets kunt vinden in je eigen leven, waarin een beschreven principe duidelijk word gemaakt. Wees ook niet bang om gewoon een ander boek te pakken als je niet resoneert met de manier waarop een besproken boek geschreven is.

Voor mij zijn de volgende boeken heel leerzaam geweest en heb veel informatie en tips hieruit uitgehaald.

Organizing Tomorrow, Today door Jason Selk

De reden dat dit boek op nummer één staat is omdat het een heel fijn boek is om mee te beginnen. aar de meeste boeken over dit onderwerp abstract en theoretisch zijn, geeft dit boek per hoofdstuk een praktisch actiepunt.

Vervolgens wordt dit ondersteund door theorie en ervaringen van cliënten.

Uit Organizing Tomorrow Today heb ik de volgende concepten gehaald:

Beoordeel jezelf op hoe goed je je aan het process houd.

Het is makkelijk om jezelf op de kop te geven voor een slecht resultaat of een slecht cijfer. Dit leid er echter toe dat je het onnodige moeilijk voor jezelf maakt. Wat er echt aan de hand is, is dat er iets mis is gegaan in het proces wat naar het resultaat leidt. Focus je op hoe goed je het proces hebt doorgelopen en wat je kan verbeteren. Dan verbeterd het resultaat vanzelf.

Één concept of gewoonte tegelijk aanpakken.

Iedereen heeft dit wel eens meegemaakt. Je start enthousiast en je pakt er een aantal goede gewoontes bij. Je start aan die schrijfopdracht en werkt super lang in de eerste paar dagen. Na maximaal een week ‘gaat het mis’.  Dit komt omdat je een vliegende start hebt gemaakt. Productiviteit is een marathon, geen sprint!

Er zijn maar een maximum aantal dingen die je tegelijk kan doen.Een maximaal aantal gelijktijdige projecten, een maximaal aantal goede gewoontes. Kies er één of laat er een aantal los om later op te pakken wanneer je merkt dat het te lastig begint te worden. Dit princiepe heet channel capaciteit, ook wel bekend als het 5 +/- 2 princiepe.

Plan de dag van te voren.

Als je één concept moest kiezen om uit te voeren dan zou ik deze pakken! Elke avond voordat je gaat slapen, maak een lijst met drie dingen die je volgende dag gedaan krijgt. In volgorde van belang.

Wanneer je de volgende dag wakker wordt zijn dit de eerste dingen waaraan je werkt. Zo begin je de dag altijd met een doel! Het is namelijk lastig te beoordelen of je dag wel of niet geslaagd is als je geen doel hebt. Waar baseer je dit dan op?

Hierdoor wordt je je ook bewust van of wat je doet ook bijdraagt aan het einddoel of dat je alleen maar een beetje werk aan het verzetten bent om jezelf bezig te houden.

Voor alle concepten, theorieën en tips is het aan te raden om eens te kijken naar het boek “Organizing Tomorrow Today

Getting Things Done

Waar het boek en de methode ‘Getting Things Done’ van David Allen om draait is productiviteit zonder stress. Alle boeken die ik in deze blog behandel gaan hierover, maar David Allen biedt een concreet systeem wat je kan toepassen.

Dit systeem zorgt ervoor dat je proactief bezig kan gaan in plaats van reactief op verzoeken en emails van anderen te reageren.

Een goed voorbeeld hiervan is dat ook we vaak ideeën krijgen terwijl we met een andere taak bezig zijn. Dit kan voor afleiding zorgen.

Het brein is een goede plek ideeën te verzinnen, maar het is een slechte plek om ideeën op te slaan. Daarom wordt in een boek Getting Things Done aanbevolen om initieel eerst alles op te slaan in een notitieboek, of in een digitaal notitieboek zoals EverNote en OneNote. Hierdoor is het idee uit je gedachten en staat het op papier. De angst om het te vergeten of direct wat aan te doen is weg.

Één keer per week kan je dan al je ideeën sorteren, weggooien, aanpassen, categoriseren, etc. Hierdoor is het makkelijker om gefocust blijven op je taak, zonder dat je het gevoel krijgt dat je een goed idee mist of iets vergeet.  

Het is oké om trucs te gebruiken

Voor veel mensen voelt het gebruik van een systeem onnatuurlijk of raar. Het gebruik van systemen en trucjes is echter volledig normaal. De enige reden waarom dit zo voelt is omdat het iets nieuws is, je bent het nog niet gewend. Zeker als je zoveel mogelijk gedaan wil krijgen met zo min mogelijk stress.

We leven namelijk in een moderne samenleving, maar we hebben als mens evolutionair gezien nog een oud brein. Daarom moeten we trucjes gebruiken om gedaan te krijgen wat we willen zonder dat de evolutie daar een stokje voor steekt.

Stressvrije productiviteit

Door middel van een systeem zorg je er dus  voor dat je aandacht bij hetgeen is waar het moet zijn. Focus! Je hoeft niet meer na te denken, je kan erop vertrouwen dat alles goed komt zolang je het process maar volgt.

Het Vijf Stappen Systeem

David Allen’s process bestaat uit 5 stappen. Het is mooie is dat je het prima kan inhaken op je favoriete software zoals Evernote, onenote, etc.

1. Vastleggen

De eerste stap is om het alles vast te leggen wat tot je komt. Dit kan een idee zijn, of een actiepunt.

Tip: gebruik hiervoor een Web-clipper tool.

2. Ophelderen

Ophelderen houdt in dat je bij jezelf nagaan wat hetgeen wat je opgeschreven hebt voor invloed heeft op je leven. Het heeft namelijk weinig zin om dingen op te schrijven wij verder niks mee gaat doen. En het begin is het lastig om dit te ontdekken, maar later zul je zien in het reflectie stadium welke dingen wel en geen zin hebben om op te schrijven.

Hier bekijk je ook of je hetgeen wat je opgeschreven hebt kan uitvoeren in minder dan twee minuten. Is dit zo? Dan doe je het gelijk.

3. Organiseren

Verplaats het geen naar waar het moet staan. Actiepunten in je calendar, Verwijder wat je niet gaat doen of niet meer nodig is, etc. Het is goed om dit te beperken tot één keer per week, wanneer je je werk voor de week plant. Zelf doe ik dit structureel op zondag.

4. Reflecteren

Reflecteren houdt in dat je al je lijsten regelmatig bekijkt. Doe een wekelijkse review om te kijken wat update moet worden, wat weg kan en wat je wil doen. Deze informatie kan je later ook gebruiken in processtap nummer 2 door alvast proactief te werk te gaan.

5. Doen

Deze stad is het belangrijkste in elk  actiesysteem. Zonder dingen te doen, zijn de bovenstaande stappen zinloos. daarom is het altijd belangrijk om de focus te houden op het doen van dingen en niet alleen op het plannen van dingen.

Het teveel plannen van dingen leidt vaak tot uitstelgedrag, iets wat je niet wil hebben. Als je dus moet kiezen tussen plannen en doen kies altijd eerst voor doen, evalueer daarna hoe het is gegaan en pas voor volgende actie stappen aan op je evaluatie.

Vaak komen de problemen toch pas echt aan het licht nadat je wat gedaan hebt en niet in de planning. Meer reden dus om gewoon maar wat te doen en daarna te evalueren en het de twede keer beter doen.

Solving the procrastination puzzle

Het korte boekje ‘solving the procratination puzzle’ gaat volledig over uitstel gedrag. Uitstelgedrag is een erg belangrijk onderwerp in productiviteit. Het is iets waar iedereen mee te maken heeft, of je nu een middelbare scholier bent, een student of gewoon meer gedaan wil krijgen op het werk.

Uitstelgedrag is ook een van de moeilijkste dingen om af te leren als je veel gedaan wil krijgen.

Vaak komt dit doordat we allemaal mentale blokkades hebben; of door de instellingen die we hebben over het werk. Om dit is op te lossen kan je een aantal mentale strategieën gebruiken.

Dit kleine boekje van Timothy Pychyl geeft je een aantal praktische hulpmiddelen om uitstelgedrag snel de kop in te drukken. Ook gaat het in op de theorie, maar dit vind ik minder belangrijk.

Je hoeft immers niet te weten waarom iets werkt, als het werkt moet je het blijven toepassen. Vaak is het uitproberen makkelijker dan eerst de hele theoretische achtergrond door pluizen. Maar sommige mensen vinden het fijn om eerst wat theorie erbij te hebben zodat ze er vertrouwen in hebben dat het ergens op gebaseerd is. Dit is natuurlijk ook helemaal oke.

Wat je moet weten over uitstel gedrag

Een van de redenen waarom uitstelgedrag zo normaal lijkt, is omdat we evolutionair gezien geboren meer te zijn om iets op de korte termijn waardevoller in te schatten dan op de lange termijn.

Evolutionair gezien heeft dit ook voordelen, zeker als het om het vinden en eten van voedsel gaat.

Maar tegenwoordig hebben we zo zo’n overvloed dat dit gedrag eigenlijk niet mijn handig is.  Daarom levert het veel op om dit gedrag een beetje tegen te houden.

De manier waarop ons brein dit kortetermijndenken probeert te rectificeren is door excuses te verzinnen.

“Ik doe het morgen wel” of “ik heb nog tijd zat”. Als je erover nadenkt je weet heus wel dat die excuses niet waar zijn. Hoe vaak is het wel niet gebeurd dat je ben blijven uitstellen tot je eigenlijk geen keuze meer had met een deadline voor school.

We denken dat we meer rust krijgen door bijvoorbeeld Netflix te kijken,te gamen, of iets anders te doen in plaats van ons werk.  Maar eigenlijk krijg je mentale rust veel beter door je werk op tijd af te krijgen en jezelf daarna pas te belonen.

Taken zijn niet moeilijk, wij maken het moeilijk

Als je erover nadenkt, zijn de meeste taken eigenlijk helemaal niet zo moeilijk. We lezen wat, je schrijft wat op, of er moet iets uit ons hoofd leren. Maar we maken er zelfs zo’n big deal van, dat er tegen opzien om te beginnen.

De reden hierachter is onze mentale instelling. Als mensen zijn we goed in plannen en om naar de toekomst te kijken. Maar we zijn slecht om dit objectief te doen. Dit komt, omdat we niet in verbinding staan met onze emoties. Door bewust worden van welke emoties je voelt bij een taak, en je af te vragen of dit ook echt waar is,, kan je mentale barrières wegnemen.

Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld dat we vaak kijken naar wat er gebeurt als we een toets of een tentamen niet halen., Ik moet de tentamen halen anders zak ik, en als ik zwak ben ben ik een nietsnut in de ogen van de maatschappij, of ik krijg nooit een goede baan. Dit is bewust of onbewust een gedachtegang van veel studenten.

Slaat echt nergens op, er zijn genoeg mensen zonder diploma aan die lekker verdienen en dan gezin onderhouden. En zelfs al was het zo, draagt zo’n gedachte gang bij aan een beter resultaat? Nee.

Probeer daarom het gedachtegang in het voorbeeld zoveel mogelijk te vermijden, alsook de excuses die ik bedoel in de volgende paragraaf.

Zelfsabotage en excuses

Ons brein is super goed in het verzinnen van excuses waarom we iets niet hoeven te doen. Hoe ga je hiermee om? de eerste stap in het verbeteren van iets, is het herkennen ervan. Probeer daarom te herkennen wanneer je  jezelf excuses vertelt en probeer objectief na te gaan of dit ook daadwerkelijk zo is.

Denk Bijvoorbeeld aan het excuus:  Ik heb nog tijd zat, ik doe het morgen wel. Je doet het morgen niet, want in het verleden heeft deze situatie zich precies zo voorgedaan komen en toen deed je het ook niet op tijd. Iedereen heeft dit namelijk wel eens gedaan, wachten tot het laatste moment en vervolgens alleen met een opdracht aan de slag Als de druk van de deadline erop staat.

Dit is geen stressvrije productiviteit!

De volgende excuses vind het brein geweldig

  • “Wat als het niet goed genoeg is?”
  • “Ik doe het morgen wel”
  • “Ik werk beter onder druk” (of werk je alleen onder druk) ?
  • “Er is nog genoeg tijd over”

Nu al je excuses herkent kan je eraan gaan werken.

Hoe je gemakkelijk aan alles begint

Er zijn superveel Technieken beschikbaar om gemakkelijk aan iets te beginnen. Dit boek beschrijft twee hele effectieve.

Deze technieken zijn “Implementatie Intenties” en de taak opdelen in zo klein mogelijke subtaken.  

Een implementatie intentie is niks anders dan een als dan statement. “Als ik me zo voel, “dan ga ik dat doen. Door van te voren te beslissen hoe je reageert op een bepaalde situatie of stimulus hoef je niet meer na te denken hoe je er op gaat reageren als je midden in de situatie zit.

Deze techniek is ook getest in de wetenschap en werkt extreem goed.  Zelf gebruik ik deze techniek ook alleen voeg ik nog een element er aan toe.Wat ik eraan toevoeg is visualisatie. Dus ik maak niet alleen en als ze dan statement, maar ik probeer me ook voor te stellen hoe het is als ik de actie daadwerkelijk uitvoer.

Een andere techniek die ik gebruik om iets makkelijk te maken om een begin ergens aan te maken is als volgt: in plaats van het zoeken naar excuses waarom ietsmoeilijk is, zoek ik naar excuses waarom iets makkelijk is.

Te trikt je brein als het ware om te beginnen en als je bezig bent dan is het ook makkelijker om door te gaan.

Hoe doe je dit dan? Simpel! Je denkt aan de eerste stap die je moet nemen om aan iets te beginnen. Dit kan zo simpel zijn als het opstarten van Microsoft Word. Vervolgens denk je aan de volgende stap die je moet nemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: het schrijven van een crappy alinea.

Ik heb het expres over een crappy alinea, want het doel is om te beginnen, niet om je kwaliteit te beoordelen voordat je begint. Hiermee breng je twijfel, en twijfel maakt het lastig om ergens aan te beginnen

Je kan het later toch nog altijd aanpassen of besluiten om het helemaal niet te gebruiken. Het gaat er niet om om direct goede kwaliteit produceren, maar om te beginnen. De stappen daarna komen vanzelf. En hoe vaker je begint, evalueert en doet des te normaler wordt het ook om hoge kwaliteit te produceren

Hoe je dingen af maakt nadat je begonnen bent

Stel je eens voor dat een professioneel atleet tijdens de training continue op elk Instagram bericht reageert? Hoe goed zou zijn training dan zijn?  Productief bezig zijn werkt op de zelfde manier, je moet afleidingen wegnemen.

Focus behouden leer je net zoals elk ander iets wat je traint. Je begint kleins, net buiten je comfort zone. Als het vaak genoeg lukt verhoog je de ‘moeilijkheid’ iets.

Dit kan je ook met focus doen. Neem eerst een tijdsinterval van 5 minuten aaneengesloten werken zonder Facebook, telefoon etc. Zet al je notificaties uit. Wanneer dit 90% van de tijd lukt, dan kan je het interval verhogen.

Dit zijn slechts enkele concept en theorieën die in dit boek behandelt zijn. Mocht je dit interessant vinden en er meer over willen weten komen dan kan je dit boek natuurlijk ook kopen. Zelf heb ik er heel veel aan gehad.

Als je de concepten in Solving the Procrastination Puzzle intressant vind is het zeker waard om het hele boek te lezen!

Mijn Tips

Sommige van deze Technieken lijken kleine en simpel, maar net als bij de fitness als je een keer per week een heftige sessie hebt dan zal het resultaat tegenvallen. Iets zet echt zoden aan de dijk als je het continu doet. Het is beter om elke dag een klein beetje te doen dan in één keer lomp veel.

In deze blog heb ik best wel veel goede tips beschreven, maar als je niks toepast had je het net zo goed niet kunnen lezen. Het is daar altijd belangrijk om een ding uit te kiezen en toe te passen.

wanneer Ik zelf iets nieuws interessants lees, dan probeer ik dat zo snel mogelijk toe te passen. Als ik al met iets anders bezig ben terwijl ik iets intressants lees wat ik toe wil passen, dan gebruik ik de Technieken die beschreven is in Getting Things Done en zet ik het weg in mijn OneNote.

Als ik momenteel nog niet aan het testen ben, dan voeg ik een nieuwe actie toe aan mijn habit tracker (habit loop). Vervolgens, test ik het principe voor 7 of 30 dagen. Daarna kijk ik hoe goed het werkt, f het werkt, en of ik het in mijn leven wil houden.

Soms kan het ook zijn dat de methode wat aangepast moet worden zodat het beter voor mij werkt. Dit is echter geen probleem als het werkt dan werkt het.

Welke Technieken beschreven in dit artikel gebruik jij al? Welke techniek ga jij deze week proberen? Laat het weten in de comments.

 

Geef een reactie